AYO KENALI TATA ADMINISTRASI

 

*AYO KENALI TATA ADMINISTRASI*

Oleh: N. Ilmi A.M.

 

Hari ini adalah bagian waktu belajar tak terbatas ruang dan waktu kembali bagi kita. Dalam hal administrasi organisasi tentunya, ada banyak yang harus diketahui dan namun sangat sedikit yang peduli. Disamping karena ribetnya tata kelola, tata bahasa, tata naskah dinas, dan sebagainya, juga karena sering ada kemiripan bentuk dan bahkan maksud surat tersebut meskipun berbeda akibat hukumnya; sehingga berakibat membingungkan.

 

Apakah artikel ini bisa menerangkan sedetil mungkin untuk bagaimana kita bisa lebih memahami semua tata naskah dinas yang ada atau diterbitkan organisasi? Tentu tidak! Karena semua ada "Proses" yang harus dipelajari jauh hari sebelum terbitnya artikel ini.

 

Di bawah ini adalah contoh _(secara pemahaman redaksional)_ kemiripan surat yang sering kita temui di lingkup organisasi masyarakat hingga birokrasi.

 

*SURAT PERINTAH*

adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.

 

Ciri-ciri surat perintah :

• Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran, dan hal

• Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.

• Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

 

*SURAT INSTRUKSI*

adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin.

 

*SURAT TUGAS*

adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tugas hampir sama dengan surat perintah atau instruksi karena sama-sama dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda.

 

Apapun jenis surat yang kemudian diterbitkan, jangan pernah merasa yang paling dibutuhkan oleh organisasi atau menjadi yang paling tinggi kewenangannya. Hal ini karena akhir sebuah proses pelaksanaanlah yang menentukan apakah berhasil terlaksana tugas yang diberikan dan surat yang diterbitkan, atau tidak. Karena rekam jejak dalam proses perputaran roda organisasi tidak bisa dianggap "remeh temeh" belaka. Mengingat sejarah tertulis tidak akan bisa digantikan 100% oleh dongeng pengantar tidur.

 

Semoga yang sedikit ini bisa kembali mengingatkan kita dan bermanfaat. Aamiin.

(Singosari, 2/4/20 - 17.25)