DANKI dan DANTON DALAM DIKLAT OKP

(Merubah mindset “tambal butuh”)

Oleh : N. Ilmi A.M.

 

Dalam sebuah Struktur Komando Latihan (SKOLAT), atau ada yang mengartikan juga Struktur Komando Diklat, terdapat pula didalamnya DANKI (Komandan Kompi) yang secara pengertiannya tentu DANKI ini membawahi DANTON yang didalamnya terdapat DANRU. Hal ini mengingat SKOLAT difungsikan untuk mengatur suatu diklat beserta perangkatnya yang bertujuan agar diklat berjalan dengan lancar dan perangkat yang di dalamnya dapat berjalan secara maksimal. Namun di lapangan unsur tersebut keberadaannya tidak semua ada. Hal ini sering dikarenakan tidak adanya personel atau bahkan ketidak-siapan personel tersebut sehingga mangkir.

 

Adapun tugas dan tanggungjawab DANKI, DANTON dan DANRU dalam sebuah DIKLAT, kurang lebih:

 

*KOMANDAN KOMPI (DANKI)*

a. memimpin pasukan yang terdiri 80-225 orang

b. melaksanakan instruksi DANLAT untuk mengarahkan pasukan dalam acara Diklat

c. melaksanakan Apel Pagi, Apel Sing dan Apel Malam

d. mengawasi dan mengendalikan Komandan Pleton

e. mengawasi secara langsung masalah personil dan kelengkapannya

f. bertanggungjawab kepada DANLAT

 

*KOMANDAN PLETON (DANTON)*

a. memimpin pasukan yang terdiri 25-55 orang

b. melaksanakan instruksi DANKI untuk mengarahkan pasukan dalam acara Diklat

c. mengawasi dan mengendalikan Komandan Regu

d. mengawasi secara langsung masalah personil dan kelengkapannya

e. melakukan pendampingan peserta di dalam dan luar ruangan

f. melakukan pengecekan peserta setiap season melalui laporan DANRU

g. melakukan penilaian keaktifan peserta

h. bertanggungjawab kepada DANKI

 

*KOMANDAN REGU (DANRU)*

a. memimpin pasukan yang terdiri dari 8-13 orang

b. melaksanakan instruksi DANTON untuk mengarahkan pasukan dalam acara Diklat

c. melaksanakan pengecekan pasukan/peserta dalam regunya

d. mengawasi dan mengendalikan Anggota Regu

e. mendampingi anggota regunya yang bermasalah

f. melaporkan jumlah peserta setiap season kepada DANTON

g. bertanggungjawab kepada DANTON

 

Siapa sajakah yang berhak ditunjuk menjadi DANKI dan/atau DANTON?

Diawalai oleh personil RTL DIKLAT LANJUTAN dan/atau DIKLATSUS, lalu para Alumni DIKLAT LANJUTAN dan/atau DIKLATSUS, juga dapat dibantu SDM Panitia Lokal yang mempunyai kesetaraan pendidikan pengkaderan dengan personil SKOLAT, semisal Alumni Training of Trainer (TOT).

 

Lantas bagaimana cara masuk dalam jajaran DANKI?

Semestinya ada pendampingan/arahan dari Departemen Diklat dan/atau Departemen Litbang untuk melaksanakan RTL, namun tidak menutup kemungkinan dengan turut hadir dilokasi diklat, dan melaporkan diri kepada DANLAT untuk melaksanakan RTL atau tugas sebagai bagian SKOLAT, sudah dapat terekomendasi melaksanakan RTL atau menjadi DANKI atau DANTON bila memang memungkinkan.

 

Semoga sekelumit coretan penuh kekurangan ini dapat membuka wawasan kita semua untuk lebih baik lagi dikegiatan mendatang. (Ilmi) 01/11/2020 09.45

TALI KUR

“TALI KUR”

(sebuah media mengenal, filosofi dan fungsi)

Oleh : N. Ilmi A.M.

 

 

Dalam pengenaan pakaian dinas baik harian maupun lapangan, seringkali dalam sebuah kegiatan resmi “Tali Kur” dikenakan oleh para personel yang duduk di depan atau bahkan para personel yang berada di bagian paling kanan dan paling depan sebuah barisan.

 

Sebenarnya apa sih “Tali Kur”  itu????

Mungkin orang awam tidak akan penah mengerti maksud dari arti “Tali Kur”, namun jika bertanya kepada seseorang yang pernah mengenyam pendidikan yang bersifat kedinasan, atau pendidikan militer, pasti mereka akan segera mengerti istilah “Tali Kur”.

 

“Tali Kur”, jika dilihat dari fisiknya hanya seutas rangkaian tali yang di pakaikan pada ‘bahu kanan atau kiri’. Tali Kur ini berasal dari kata ‘Tali’ dan ‘Kur’, Tali sendiri ga usah kita bahas karena semua pasti tahu apa itu tali. “Kur” nya ini berasal dari kata “Koor”, atau coordinator. Jadi menurut kosa kata “Tali Kur” adalah Tali yang dipakai seorang koordinator. Bagi kita “Tali Kur” ini berarti sebuah tanda/lambang tanggung jawab yang dipakai agar si pemimpin merasa mempunyai tanggung jawab besar sehingga akan menjauhi dari yang namanya deviasi (penyimpangan dari aturan).

 

Bagian dan filosofi “Tali Kur”, antara lain:

Anyaman Lengan : Berbentuk “V” digunakan untuk Kepala atau berbentuk “=” untuk penindakan; sebagai pengingat beban tugas dan tanggung jawab yang diemban

Lilitan                     : Berada di Bawah Bahu dengan jumlah lilitan menyesuaikan tingkat wilayah dijabat; 3 (Tingkat Ranting dan Kecamatan), 4 (Kabupaten), 5 (Provinsi dan Nasional)

Lekukan                 : Menyesuaikan bagian melingkari Badge/Pin, sebagai wujud lika-liku perjalanan dalam berorganisasi

Nestle (spt peluru) : Berwarna emas digunakan untuk Kur Merah dan warna perak digunakan untuk Kur Biru Tua, sebagai pengingat fungsi koordinatif dalam perwujudan garis instruktif.

 

Lilitan “Tali Kur”, macam dan pemasangannya:

Lilitan ini pada awalnya ada yang vertical, diagonal dan horizontal. lilitan ini boleh menempel langsung pada Anyaman Lengan “Tali Kur”, boleh juga menempel pada pakaian dinas. Pada awalnya penempatan posisi lilitan ada maknanya, yakni jika “lilitan Berdiri” berarti yang memakai adalah seorang Pimpinan, jika “lilitan diletakan miring” berarti dia seorang wakil atau berada di bawah pimpinan, dan jika dalam keadaan “mendatar artinya staff pimpinan”. Namun berjalannya waktu hal ini banyak tidak dianut.

 

Adapun makna warna dasarnya, adalah:

1.     Warna Hijau       : Melambangkan ketenangan, kesejukan dan keseimbangan.

2.     Warna Putih       : Melambangkan kesucian, idealisme, dan kejujuran.

3.     Warna Coklat   : Memiliki makna kenyamanan, kehangatan dan dapat diandalkan.

4.     Warna Hitam      : Bermakna melindungi, mengayomi, dan keterikatan pada hukum dan tata tertib yang berlaku.

5.     Warna Kuning   : Memiliki loyalitas serta optimisme yang tinggi, memberi penerangan, dan berfikir cerdas.

6.     Warna Biru         : Melambangkan kewibawaan, ketegasan, dan kedamaian.

7.     Warna Merah      : Melambangkan keberanian, pantang menyerah, dan keenerjikan.

 

Disamping penggunaan warna dasar tersebut, banyak pula warna tersebut di kombinasi satu dengan lainnya. Yang bertujuan tidak lain untuk memadukan makna dari warna dasar tersebut.

 

Dalam beberapa OKP penggunaan “Tali Kur” biasanya warna dan fungsinya, antara lain:

1.        Kepala dan Wakil Kepala / Komandan (Warna Merah)

_Penggunaan_ : Bahu Kanan dengan ujung dipasang Nestel warna Emas

_Filosofi_ : Seorang Kepala harus menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan baik, adil, terikat pada hukum, aturan, dan tata tertib yang berlaku, menjadi panutan serta memiliki keberanian, pantang menyerah, dan keenerjikan, demi menjadi pelindung dan pengayom yang baik bagi seluruh anggota, serta harus mampu menjadi orang yang terdepan dan orang yang paling bertanggungjawab atas segala apapun yang terjadi yang menyangkut seluruh anggota.

 

2.        Kepala Sekretaris dan Kepala Assisten (Warna Biru Tua)

_Penggunaan_ : Bahu Kanan dengan ujung dipasang Nestel warna Perak

_Filosofi_ : Seorang Staff harus menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan baik, idealis, jujur, terikat pada hukum, aturan, dan tata tertib yang berlaku, menjadi panutan serta memiliki sikap yang tenang, menyejukan, dan mampu menjadi penyeimbang dalam menyelesaikan setiap permasalahan satuan koordinasi.

 

3.        Satuan Lalu Lintas (Putih)

_Penggunaan_ : Bahu Kiri dengan ujung dipasang Nestel warna Perak bagi Kepala dan peluit Warna Putih

_Filosofi_ : Seorang Balantas harus menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan baik, idealis, terikat pada hukum, aturan, dan tata tertib yang berlaku, menjadi panutan serta memiliki sikap yang tegas, berwibawa dan mampu mewujudkan kedamaian, kenyamanan, dan menjadi sumber solusi dalam setiap permasalahan lalu lintas.

 

4.        Pasukan Penegak Disiplin (Warna Putih List Biru)

_Penggunaan_ : Bahu Kanan dengan ujung dipasang Nestel warna Perak bagi Kepala dan Peluit Biru bagi Pasukan

_Filosofi_ : Seorang “Pasukan Penegak Disiplin” harus menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan baik, adil, terikat pada hukum, aturan, dan tata tertib yang berlaku, menjadi panutan serta memiliki sikap yang tegas, berwibawa dan mampu mewujudkan penegakan disiplin dalam menyelesaikan setiap permasalahan dari para anggotanya.

 

Jadi “Tali Kur” bukan sekedar beli dan pakai serta gaya, tapi mengandung makna dan syarat dalam pengenaannya. Semoga goresan ini bermanfaat dalam membuka tabir keilmuan kita demi mewujudkan ketertiban bersama untuk Organisasi Pemuda. (MWCNU Singosari, 12/8/2020 – 15:00)

  

PENUTUP KEPALA

 

-sebuah refleksi jati diri-

Oleh : N. Ilmi A.M.

 

Mungkin jarang terpikir dibenak sebagian orang, kenapa tiap pejabat/pegawai baik sipil maupun militer berbeda dalam menggunakan tutup kepala. Bahkan baret tentara, polisi, bahkan pramuka atau OKP berbeda posisi miring.

 

Beberapa Penutup Kepala

1.       TOPI MUTZ : adalah salah satu topi yang wajib dimiliki oleh beberapa anggota yang menjabat di perintahan / kepengurusan. Namun belakangan banyak juga digunakan untuk kegiatan promosi / pramuniaga sehingga terlihat lebih menarik dengan menggunakan topi mutz ini.

Bentuk yang menyerupai PECI sering dibilang jika topi Mutz adalah PECI-nya pegawai yang digunakan untuk acara resmi, upacara, pembinaan, sosialisasi, monitoring dan supervisi dengan setelan pakaian PDH.

Biasanya penggunaan dan varian topi muts dibedakan berdasarkan warna bisban/aksen (Kuning, Emas, Putih, Merah dan Biru) serta garis yang melingkar (uk. lebar 0,5 / 0,8 / 1 / 1,5 cm) pada tepian topi.

Topi Mutz terbuat dari bahan kain laken, dengan bentuk topi muts putra dan topi muts putri memiliki perbedaan yaitu pada bentuk lubang kepala dan tinggi topi. Topi Muts putri lebih pendek dari topi muts untuk putra.

Pada Topi Mutz biasanya juga terdapat emblem dengan garis tengah 3,5 cm dan di tengah terdapat lambang dengan garis tengah 2,5 cm. Yang penempatannya diatas bisban biasanya untuk pimpinan / kepala / wakil dan dibawah bisban untuk staff.

 

2.       TOPI PETS : adalah salah satu topi yang fungsinya lebih digunakan dalam kegiatan upacara. Topi Pets juga disebut Topi Jengle Pet, terbuat dari bahan dasar laken, dengan bagian depannya memakai tutup, serta digunakan sebagai kelengkapan setelan PDUK dan PDUB.

Perbedaan bentuk untuk putra dan putri, berpengaruh pada ukuran diameter emblem putra (6 cm), putri (5 cm).

 

3.       TOPI LAPANGAN : adalah jenis penutup rambut dan kepala beraneka model bagus nyaman pada era saat ini. Fungsi sebagai alat untuk pelindung dari debu kotoran serta sinar panas matahari siang hari.

Pada TOPI LAPANGAN biasanya terdapat emblem, identitas, dan tanda jabatan; dimana ukuran emblem/logo disesuaikan dengan diameter 5-6 cm, sedangkan identitas biasanya tertulis nama dan/atau jabatan. Mengenai tanda jabatan biasanya disematkan pada visor, biasanya rangkaian padi kapas, rangkaian padi, tambang, list, dsb.

Disamping bahan yang ada, paling diminati saat ini Bahan topi doblemes atau sering di sebut bahan jaring karena tekstur nya bolong-bolong atau berlubang lubang, alasannya mengurangi kepengapan, meskipun bagian dalaman topi masih di lapisi laminasi kain furing supaya lebih kelihatan tebal dan lebih elegan.

 

4.       BARET : adalah jenis penutup kepala terbuat dari bahan dasar bludru. Selain warnanya yang berbeda-beda, baret miring juga memiliki arti tersendiri. Arah miring baret dari TNI, Polri, Instansi pemerintah, OKP, atau Pramuka menandakan tugas yang dimilikinya.

Baret yang dikenakan dengan miring ke kiri adalah baret dari pasukan yang bertugas sebagai pelindung keamanan dan penegakkan hukum. Baret ini dikenakan oleh anggota Polri dan anggota TNI yang berdinas sebagai Polisi Militer serta anggota OKP bagian penegakan kedisiplinan.

Baret yang dikenakan dengan miring ke kanan adalah baret dari pasukan yang dipersiapkan untuk bertempur dalam medan perang.

Pada baret juga terdapat Emblem yang berukuran garis tengah 7 cm, Iebar 6 cm dan di tengah terdapat lambang dengan garis tengah 5 cm.

 

5.       HELM : adalah jenis penutup kepala yang terbuat dari bahan fiber glass, dengan bagian dalam terdapat plastik sebagai pengatur besar/kecil kepala sipemakai dan berfungsi sebagai tahanan angin, terdapat pula lambang dan/atau tulisan timbul instansi / lembaga / organisasi.

Helm biasanya digunakan utk upacara, penegakan disiplin, pengamanan tertentu, dan sebagainya.

 

Semoga menjadi kemanfaatan dalam berkhidmat. (Singosari, 16/8/2020 - 10.00)

 

PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

 

_(Lingkar perencanaan dan penelitian kader)_

Oleh : N. Ilmi A.M.

 

 

_*Antaran*_

_Pendidikan (Education)_: aktifitas pengembangan SDManusia untuk meningkatkan kompetensi kader di luar khidmat yang sedang dihadapi.

 

_Pelatihan (Training)_: perubahan sistematis dari pengetahuan, keahlian, sikap, dan tingkah laku untuk ditingkatkan dan dimiliki oleh setiap personal demi memenuhi standar SDM organisasi yang diinginkan.

 

_Pengembangan (Development)_: peningkatan kapasitas personal maupun organisasi karena ada pengembangan, perubahan atau pertumbuhan dalam organisasi.

 

_*Bahasan*_

Sebuah lembaga yang menjalani proses regenerasi, pasti tidak luput dari Pendidikan, Pelatihan dan Pengembangan dalam mencetak Sumber Daya Manusia kader yang sesuai dengan visi-misi organisasi. Maka sangat diharapkan efektifitas dan efisiensi pengkaderan, demi mendukung keberlangsungan organisasi dan meningkatkan performa individu.

 

*Metode Efektif dalam Pelatihan dan Pengembangan SDM*

 

*_a. Refleksi Diri_*

Refleksi diri akan menjadi acuan bagi jajaran Personalia Instruktur dalam memberikan pelatihan dan pengembangan SDM.

 

*_b. Pengalaman Tim_*

Bekerja dengan berbagai latar belakang skill, karakter, dan kepribadian yang berbeda, dapat menimbulkan tantangan dan pengembangan diri seseorang dalam bersosialisasi, interpersonal, komunikasi, dan lain sebagainya.

 

*_c. Lingkaran Belajar_*

Lingkup khusus yang membahas, menyelesaikan berbagai permasalahan dan tugas, serta membentuk SDM yang memiliki karakter lebih bijak dalam menyikapi sesuatu.

 

*_d. Seminar_*

Seminar ini dapat dibuat secara bertahap, misalnya quarter maupun memfokuskan pada 1 skill dan knowledge, seperti contohnya pelatihan IT, pelatihan kepemimpinan, dan sebagainya.

 

*_e. Mentoring_*

Pelatihan secara personal dengan memberikan feedback, motivasi, membagi pengalaman, maupun proses pembelajaran dengan cara yang lebih intensif untuk mengembangkan personal individu dan kapasitasnya.

 

*_f. Resources Sharing_*

Dalam era digital saat ini, penggunaan media virtual dapat sebagai sumber pembelajaran bagi kader di sebuah organisasi.

 

Dalam mewujudkan metode pelatihan yang dipilih, hendaknya disesuaikan dengan *jenis pelatihan* yang akan dilaksanakan dan yang dapat dikembangkan oleh suatu organisasi.

 

*On the Job Training*

Metode pelatihan dengan cara kader ditempatkan dalam kondisi riil (lapangan), di bawah bimbingan dan supervisi seorang Pendamping.

 

*Rotasi*

Untuk pelatihan silang (cross-train) bagi kader agar mendapatkan variasi berkhidmat, untuk menghadapi rotasi khidmat.

 

*Magang*

Magang melibatkan pembelajaran dari kader yang lebih berpengalaman, dan dapat ditambah pada teknik _Off the Job Training_.

 

*Ceramah Kelas dan Presentasi Video*

Adalah pendekatan terkenal karena menawarkan sisi ekonomis dan material organisasi, tetapi partisipasi, umpan balik, transfer dan repetisi sangat rendah, karena tergantung adanya diskusi selama ceramah, serta minat audiens.

 

*Pelatihan Vestibule*

Wilayah atau vestibule terpisah dibuat dengan peralatan yang sama dengan yang digunakan dalam tugas. Cara ini memungkinkan adanya transfer, repetisi, dan partisipasi serta material organisasi bermakna dan umpan balik.

 

*Permainan Peran dan Model Perilaku*

Permainan peran adalah alat yang mendorong peserta untuk membayangkan identitas lain. Kemudian keduanya ditempatkan dalam situasi kerja tertentu dan diminta memberikan respon sebagaimana harapan mereka terhadap lainnya.

 

*Case Study*

Kader diminta mempelajari kasus untuk mengidentifikasi menganalisis masalah, mengajukan solusi, memilih solusi terbaik dan mengimplementasikan solusi tersebut. Peranan instruktur adalah sebagai katalisator dan fasilitator.

 

*Simulasi*

Dibagi menjadi dua macam:

1. Simulasi yang melibatkan simulator

2. Simulasi komputer.

Untuk tujuan pelatihan dan pengembangan, metode ini sering berupa games atau permainan.

 

*Belajar Mandiri dan Proses Belajar Terprogram*

Sangat membantu apabila para kader itu tersebar secara geografis (berjauhan jaraknya) atau ketika proses belajar hanya memerlukan interaksi singkat saja, selanjutnya menggunakan rekaman atau video.

 

*Praktik Laboratorium*

Pelatihan di laboratorium dirancang untuk meningkatkan keterampilan interpersonal. serta digunakan untuk membangun perilaku dimana pengalaman berbagi perasaan dan memahami perasaan, perilaku, persepsi dan reaksi merupakan hasilnya.

 

*Pelatihan Tindakan (Action Learning)*

Pelatihan  ini terjadi dalam kelompok kecil yang berusaha mencari solusi masalah nyata yang dihadapi oleh organisasi, dibantu oleh fasilitator (dari luar atau dalam organisasi).

 

*Role Playing*

Merupakan perpaduan antara metode kasus dan program pengembangan sikap. Kesuksesan metode ini tergantung dari kemampuan peserta untuk memainkan peranannya sebaik mungkin.

 

*In-Basket Technique*

Metode ini peserta diberikan materi yang berisikan berbagai informasi, seperti email khusus dari para Instruktur, dan daftar telepon. Hal-hal penting dan mendesak, seperti posisi persediaan yang menipis, komplain dari masyarakat, permintaan laporan dari atasan, digabung dengan kegiatan rutin. Peserta pelatihan kemudian mengambil keputusan dan tindakan. Selanjutnya keputusan dan tindakan tersebut dianalisis dengan derajat pentingnya tindakan, pengalokasian waktu, kualitas keputusan dan prioritas pengambilan keputusan.

 

*Management Games*

Menekankan pada pengembangan kemampuan problem-solving. Keuntungannya adalah timbulnya integrasi atas berbagai interaksi keputusan, kemampuan bereksperimen melalui keputusan yang diambil, umpan balik dari keputusan, dan persyaratan-persyaratan bahwa keputusan dibuat dengan data-data yang tidak cukup.

 

*Behavior Modeling*

Sifat mendasarnya adalah bahwa suatu proses belajar itu terjadi, bukan melalui pengalaman aktual, melainkan melalui observasi atau berimajinasi dari pengalaman orang lain. Behavior modeling adalah suatu metode pelatihan dalam rangka meningkatkan keahlian interpersonal.

 

*Outdoor Oriented Programs*

Program ini biasanya dilakukan di suatu wilayah yang terpencil dengan melakukan kombinasi kemampuan di luar kantor dengan kemampuan di ruang kelas. Program ini dikenal dengan istilah outing, seperti arung jeram, mendaki gunung, kompetisi tim, panjat tebing, dan lain-lain.

 

Semoga sekelumit coretan penuh kekurangan ini dapat membuka wawasan kita semua untuk lebih baik lagi dikegiatan mendatang. (Singosari, 18/06/2020 - 21.45)

Nge-PAM

 

*_Nge_-PAM*

Oleh: N. Ilmi A.M.

 

Dengan membaca judul, kita akan terbawa pada suatu kondisi dan situasi lapangan yang berhubungan dengan orang banyak dan melibatkan banyak personel (lebih dari tiga berarti jamak.red) pula.

 

_*Sasaran Pengamanan:*_

a. Manusia ( VIP )

b. Harta benda , rumah, penginapan, tempat kerja

c. Kegiatan

 

Pada sebuah *proses nge-PAM*, sangat perlu dilaksanakan:

1. _Persiapan_; dilaksanakan untuk penyikapan permintaan, pengorganisasian, pengadministrasian dan persiapan logistik.

 

2. _Apel_; wadah pengecekan personel, pengecekan logistik, memberi arahan, tugas khusus/penempatan, dan do’a bersama demi keselamatan kegiatan.

 

3. _Penempatan Posisi_; dilaksanakan langsung pasca apel sesuai tupoksi personel/satuan pada lokasi yang telah ditentukan.

 

4. _Komunikasi Bergerak/Checking Net_; dilakukan DALOPS untuk mengetahui kondisi dimasing-masing titik lokasi; kecuali untuk intelijen melakukan laporan berkala. (diatur tersendiri)

 

5. _Rolling Posisi_; dibutuhkan bila waktu lama (disatu lokasi) untuk istirahat, dan jarak jauh yang kekurangan personel (bergeser lokasi).

 

6. _Konsolidasi_; pengecekan personil, pengecekan logistik, pengumpulan data, dan do’a penutup kegiatan.

 

7. _Laporan_; sebagai timbal balik administrasi dan ketertiban dalam berkegiatan, serta bahan evaluasi kegiatan mendatang.

 

Logistik *_nge_-PAM* antara lain:

1. Rompi pengatur Lalin

2. Stick Lamp / senter Lalin (bila giat malam)

3. Metal detector

4. Alat Komunikasi

5. Rambu Lalin (Stop, Hati-Hati, Penunjuk Arah)

6. Perangkat Pengatur Lalin (Traffic Cone, Road Barrier)

7. Perlengkapan P3K

 

Berikut *posisi personel ideal* dalam sebuah PAM:

*WASDAL* (Pengawasan dan Pengendalian): Proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi ketidaksesuaian. Biasanya dilakukan oleh kepala satuan.

 

*DALOPS* (Pengendalian dan Operasional): Personel yang diberi beban untuk melaksanakan rencana kerja tentang pengawasan, pengamanan, pengaturan, penertiban dan pengendalian di lapangan. Biasanya dilimpahkan kepada wakil atau kepala satuan khusus.

 

*ADTASI* (Administrasi dan Dokumentasi): Personel yang mendokumentasikan kegiatan secara tulis (termasuk presensi) dan visual.

 

*PROTOKOLER*: Personel pengarah alur kegiatan selanjutnya dengan pertimbangan estimasi dan efisiensi.

 

*PROVOST*: Personel penegak disiplin personel dalam melaksanakan tugas.

 

*PAMTUP* (Pengamanan Tertutup): Berisi personel Itelijen dan Walkat bagi VIP. (_Protap Khusus_)

 

*INFOKOM* (Informasi dan Komunikasi): Penyedia informasi lokasi, informasi kegiatan dan menghandle komunikasi melalui Alkom maupun dengan membangun komunikasi kehumasan.

 

*LANTAS* (Lalu Lintas): Petugas pengatur lalu lintas kendaraan disekitar / menuju lokasi dan penyedia jalur evakuasi VIP.

 

*PAMKA* (Pengamanan Terbuka): Berisi personel berseragam yang bertugas mengamankan lokasi dan jalur VIP menuju lokasi (pagar betis).

 

Kemutlakan adanya perangkat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi serta personil di lapangan. Kelengkapan semua perangkat sebagai upaya Alat Pelindung Diri dalam melaksanakan tugas; *_nge_-PAM*.

 

Demikian coretan ini, semoga menjadi pembuka wawasan dalam melaksanakan tugas. (Singosari, 19/6/20 - 10.30)

*PROTOKOLER*

 

_(VIP)_

Oleh: N. Ilmi A.M

 

Mengundang sebagai Tamu Undangan, pasti sering berhubungan Protokol instansi terkait. Apalagi bila tamu tersebut adalah pejabat.

 

Terkait protokol marilah pahami Pengertian di bawah ini:

a. Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses tertentu.

 

b. Pengamanan adalah segala usaha, pekerjaan dan kegiatan dalam rangka pencegahan, penangkalan dan penanggulangan serta penegakan hokum terhadap setiap ancaman dan gangguan keamanan.

 

c. VIP (Very Important Person) adalah Pejabat / Tamu Negara yang karena kepentingan dan kedudukannya sehingga memerlukan pengamanan Polri.

 

d. Pejabat Lembaga Negara adalah Orang yang menduduki posisi / jabatan di Badan-badan negara di semua lingkungan pemerintahan negara khususnya dilingkungan eksekutif, yudikatif dan legislatif.

 

e. Pejabat Perwakilan Asing adalah Orang yang menduduki / posisi diperwakilan Diplomatik dan perwakilan konsuler negara asing yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan negara asing secara keseluruhan di negara penerima dan atau pada organisasi internasional.

 

f. Aide-De-Cam / ADC adalah seorang Perwira yang membantu pejabat tinggi negara / teras sebagai staf pribadi untuk membebaskan pejabat itu dari pekerjaan tertentu yang memakan waktu, sehingga dapat terus melaksanakan tugas dengan efisien dan kontinyu.

 

g. Pengawal Pribadi yang selanjutnya disebut Walpri adalah seseorang atau lebih yang ditunjuk sebagai pengawal VIP yang berfungsi sebagai perisai hidup dalam melindungi keselamatan jiwa raga pejabat Lembaga Negara tersebut.

 

h. Pengamanan VIP adalah rangkaian kegiatan atau bentuk tindakan dari satuan pengamanan yang memberikan perlindungan kepada seseorang yang dianggap sangat penting / Pejabat Negara dari ancaman dan gangguan baik secara langsung maupun tidak langsung.

 

i. Escape adalah Pengamanan dan atau penyelamatan jiwa seseorang dan harta bendanya dari lokasi / tempat yang dilanda bahaya ke tempat / lokasi yang lebih aman.

 

j. Safe room adalah ruangan / tempat aman yang dipersiapkan untuk pejabat / tamu negara.

 

k. Pengawal depan adalah Petugas Lantas yang mjenggunakan kendaraan R2 yang bertugas mengawal kendaraan VIP.

 

l. Teror adalah Serangkaian tindakan, ancaman yang dapat menimbulkan keresahan dan ketakutan yang luar biasa.

 

m. Konfigurasi adalah gambaran maupun sketsa yang dapat menjelaskan suatu permasalahan.

 

n. Perisai hidup adalah petugas pengamanan yang dapat memberikan perlindungan dan pengamanan terhadap VIP dari ancaman dan gangguan yang dapat membahayakan jiwanya

 

Lantas siapa sajakah yang termasuk *Daftar VIP* kenegaraan

```1. Pejabat Lembaga Tinggi Negara:```

     a. Ketua MPR

     b. Ketua DPR

     c. Ketua DPD

     d. Ketua MK

     e. Ketua MA

     f. Ketua BPK

     g. Jaksa Agung

 

```2. Pejabat Kementerian / Lembaga Setingkat Menteri.```

     a. MenKo

     b. MenNegara

     c. Sekretaris Negara

     d. Sekretaris Kabinet

     e. Jaksa Agung

     f. Panglima TNI

     g. Kapolri

     h. Gubernur BI

 

```3. Pejabat Kementerian (Menteri).```

 

```4. Pejabat Lembaga-Lembaga Pemerintah Non Departemen.```

     a. Kepala BIN

     b. Kepala BKKBN

     c. Ketua Bappenas

     d. Ketua LAN

     e. Kepala BPN

     f. Ketua Arsip Nasional RI

     g. Ketua Badan Akuntasi Keuangan Negara

     h. Ketua Badan Kepegawaian Negara

     i. Ketua Badan Koordinasi Penanaman Modal

     j. Ketua Badan Tenaga Nuklir Nasional

 

```5. Pejabat Komisi-Komisi Lembaga Negara.```

     a. Ketua Komisi Pemberantasan Korupsi ( KPK )

     b. Ketua Komisi Yudisial

     c. Ketua Komisi Pemilihan Umum ( KPU )

     d. Ketua Komisi Ombudsman Nasional

     e. Ketua Komisi Hak Asasi Manusia

     f. Ketua Komisi Perlindungan Anak Indonesia

     g. Ketua Komisi Pengawasan Persaingan Usaha

     h. Ketua Komisi Perlindungan Perempuan

 

```6. Pejabat Daerah```

     a. Gubernur dan wakil gubernur

     b. Bupati, wakil bupati, walikota dan wakil walikota

     c. Ketua DPRD

 

*Urutan VIP internal Organisasi*

a. Penasehat Induk Organisasi

b. Pimpinan Induk Organisasi

c. Ketua Pengurus Wilayah Induk Organisasi

d. Ketua Pengurus Cabang Induk Organisasi

e. Ketua Pusat Organisasi

f. Ketua Wilayah Organisasi

g. Ketua Cabang Organisasi

    

Selain daftar tersebut, tergantung kapasitas personal sebagai undangan.

 

Semoga untaian panjang ini menjadi sebuah pemahaman tersendiri, dan bagaimana kita menempatkan diri. Aamiin. (Singosari, 19/6/20 – 16.16)

 

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

 

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Oleh : N. Ilmi A.M

 

 

A.    DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

 

B.    AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2. Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4. Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

5. Azas Keagamaan

 

C.    TUJUAN KEPROTOKOLAN

- Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

- Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

- Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

- Membuat kegiatan lebih berkesan

- Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

- Membuat kegiatan lebih menarik

 

D.    PERAN KEPROTOKOLAN

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

- Penentu keberhasilan suatu acara

- Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

- Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

 

E.    UNSUR KEPROTOKOLAN

- Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

- Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

- Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

- Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

 

F.    TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

 

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

 

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS	PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.	- Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan	- Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

 

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

- Sama-sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

- Sama-sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

- Sama-sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan

- Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan.

- Sama-sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.

 

G.   SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

 

H.    SUMBER PROTOKOL

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

f.  PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

i.  PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

j.  PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

k.Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

l.  Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

 

I.       ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

- Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

 

- Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

 

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

 

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

 

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

 

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

 

- Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

 

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

 

- Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

 

J.     RUANG LINGKUP TUGAS PROTOKOL

Ruang lingkup dari protokol itu dibagi atas beberapa macam. Diantaranya Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan, Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu. Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

1. Jenis Lingkup Kegiatan Keprotokolan

a. Jenis kegiatan umum/kenegaraan, jenis kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3) Upacara sumpah pegawai

4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1) Upacara Dies Natalies

2) Upacara wisuda sarjana

3) Upacara pengukuhan guru besar

4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa.

2. Aktivitas Lingkup Protokol

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal:

a. Tata ruang, adalah pengatur ruang tempat-tempat yang akan digunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa media, kursi/sofa, sound system/public address, dekorasi,permadani,bendera,taman, dan lain sebagainya.

2) Perangkat lunak, adalah personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi, dan sebagainya. Yang perlu diperhatikan:

a) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

b) Papan nama petunjuk yang diperlukan

c) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

d) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

b. Tata upacara, adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu diperhatikan:

1) Jenis kegiatan

2) Bahasa pengantar yang dipergunakan

3) Materi aktivitas

c. Tata tempat, adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial

d. Tata busana, adalah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoller, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

e. Tata warkat, pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan

2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri

3) Untuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai formal, isi, dan sebagainya

4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan, dan alamatnya

5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan

8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu

9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya.

10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim)

3. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang teah dilakukan.

b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undang dibidang keprotokolan yang harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

4. Undang-Undang Ruang Lingkup Protokol

Berdasarkan Undang-undang republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan meliputi berbagai aspek pembahasan yang menjadi aturan Negara.

Dalam Undang-Undang tersebut yang dimaksud dengan:

(1) Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

(2) Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.

(3) Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.

(4) Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(5) Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(6) Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(7) Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.

(8) Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.

(9) Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

(10) Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.

(11) Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.