HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

 

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Oleh : N. Ilmi A.M

 

 

A.    DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

 

B.    AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2. Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4. Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

5. Azas Keagamaan

 

C.    TUJUAN KEPROTOKOLAN

- Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

- Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

- Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

- Membuat kegiatan lebih berkesan

- Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

- Membuat kegiatan lebih menarik

 

D.    PERAN KEPROTOKOLAN

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

- Penentu keberhasilan suatu acara

- Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

- Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

 

E.    UNSUR KEPROTOKOLAN

- Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

- Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

- Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

- Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

 

F.    TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

 

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

 

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

 

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS	PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain.	- Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan	- Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

 

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

- Sama-sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

- Sama-sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

- Sama-sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan

- Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan.

- Sama-sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.

 

G.   SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

 

H.    SUMBER PROTOKOL

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

f.  PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

i.  PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

j.  PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

k.Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

l.  Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

 

I.       ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

- Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

 

- Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

 

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

 

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

 

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

 

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

 

- Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

 

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

 

- Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

 

J.     RUANG LINGKUP TUGAS PROTOKOL

Ruang lingkup dari protokol itu dibagi atas beberapa macam. Diantaranya Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan, Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu. Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

1. Jenis Lingkup Kegiatan Keprotokolan

a. Jenis kegiatan umum/kenegaraan, jenis kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3) Upacara sumpah pegawai

4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1) Upacara Dies Natalies

2) Upacara wisuda sarjana

3) Upacara pengukuhan guru besar

4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa.

2. Aktivitas Lingkup Protokol

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal:

a. Tata ruang, adalah pengatur ruang tempat-tempat yang akan digunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa media, kursi/sofa, sound system/public address, dekorasi,permadani,bendera,taman, dan lain sebagainya.

2) Perangkat lunak, adalah personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi, dan sebagainya. Yang perlu diperhatikan:

a) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

b) Papan nama petunjuk yang diperlukan

c) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

d) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

b. Tata upacara, adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu diperhatikan:

1) Jenis kegiatan

2) Bahasa pengantar yang dipergunakan

3) Materi aktivitas

c. Tata tempat, adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial

d. Tata busana, adalah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoller, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

e. Tata warkat, pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan

2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri

3) Untuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai formal, isi, dan sebagainya

4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan, dan alamatnya

5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan

8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu

9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya.

10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim)

3. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang teah dilakukan.

b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undang dibidang keprotokolan yang harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

4. Undang-Undang Ruang Lingkup Protokol

Berdasarkan Undang-undang republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan meliputi berbagai aspek pembahasan yang menjadi aturan Negara.

Dalam Undang-Undang tersebut yang dimaksud dengan:

(1) Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

(2) Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.

(3) Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.

(4) Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(5) Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(6) Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

(7) Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.

(8) Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.

(9) Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

(10) Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.

(11) Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.