METODE DAN ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

 

METODE DAN ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

Oleh : N. Ilmi A.M.

 

A. PERSIDANGAN adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.

Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.

Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :

·         Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.

·         Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

·         Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

·         Perangkat pendukung lainnya adalah palu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.

Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.

B. METODE PERSIDANGAN; Metode persidangan adalah langkah-langkah yang ditempuh untuk memperoleh hasil persidangan (Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal)

1)       Pengertian Persidangan à Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal.

 

Beda Sidang dengan Diskusi

1. Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
2. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang)
3. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
4. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)

2)       Hakekat Tekhnik dalam Persidangan

Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.

Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:

Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.

3)       Bentuk – Bentuk Persidangan

1. Ditinjau dari Jenis Peserta : Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
2. Ditinjau dari Jenis Keputusan : Kongres, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, rapat Pleno” dsb.
3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan : Rapat Harian, Rapad dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb.

4)       Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….

1. Terdapat permasalahan

2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum

3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang

4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai

5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.

6. Terdapat keputusan.

5)       Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan

1. Sebagai alat Pemecahan Masalah

2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran

3. Ciri khas masyarakat intelektual

6)       Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?

·       Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif

·       Menghindari timbulnya masalah baru

·       Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”.

·       Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang

·       Demi kenyamanan bersidang

Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.

7)       Istilah – istilah dalam Persidangan

1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip. Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.
2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

·         Interupsi Poin of Order. Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.

·         Interupsi Poin of Clarification. Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.

·          Interupsi Poin of Information. Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.

·         Interupsi Poin of Personal Previllage. Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan

Catatan

· Tidak ada interupsi diatas interupsi

· Tidak ada interupsi disaat sunyi”

· Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat

 

8)       Jenis-jenis Sidang

·       Sidang merupakan pertemuan formal untuk menghasilkan sutau putusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas. Sidang dilakukan dalam sebuah rungan, yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang disebut dengan presidium. 

·       Musyawarah adalah pertemuan formal yang didalam pelaksanaanya mencakup didalamnya  rapat, sidang dan diskusi. 

·       Diksusi adalah pertemuan dua orang atau lebih membicarakan sesuatu. Bisa dilakukan dimana saja. 

·       Rapat adalah pertemuan formal membicarakan rencana-rencana yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau sesuatu hal yang akan dikerjakana bersama-sama kedepanya. Dipimpin oleh pimpinan rapat, bisa dilakukan dalam ruangan atau lapangan terbuka. 

9)       Klasifikasi persidangan 

·       Sidang Paripurna adalah sidang yang dihadiri seluruh komponen peserta sidang.

·       Sidang Komisi Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

·       Sidang Pleno Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis ini.

·       Sidang Istimewa adalah sidang yang membahas al-hal yang krusial atau mendesak dalam organisasi.

10)   Persiapan Dalam Persidangan

Agenda Kertas kerja

·       Tatib

·       Peserta sidang

11)   Alat Dalam persidangan

·       Palu Merupakan suatu alat yang penting dalam melaksanakan sebuah persidangan. Palu berfungsi sebagai pengontrol utama sebuah sidang.

·       Papan tulis  

·       Proyektor jika dibutuhkan  

·       Pengeras suara

12)   Unsur-Unsur Dalam Persidangan

a. Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Seorang pimpinan rapat atau presidium sidang harus mempunyai sikap sebagai berikut :

·         Aktif serta mampu memberikan bimbingan yang tegas.

·         Diterima oleh peserta sebagai pimpinan sidang

·         Bisa berbicara dengan jelas dan terarah serta tegas dan keras

·         Mempunyai keterampilan yang tinggi dalam memimpin rapat atau sidang.

·         Sikap dan penampilan yang cerah.

·         Pandangan mata yang merata pada semua peserta.

·         Memperhatikan nada dan kalimat dari pembicara.  

·         Tidak terlalu tegang dan terlalu serius.  

·         Tidak memancing perdebatan tapi harus bisa menyimpulkan suatu masalah jika terjadi perdebatan  

Tugas seorang pimpinan sidang adalah :

·         Mengarahkan jalannya sidang. 

·         Sebagai penengah pertengkaran jika terjadi. 

·         Sebagai pencari alternatif jika pembicaraan mengalami kebuntuan. 

·         Sebagai pemberi semangat jika peserta lesu. 

·         Sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang.

Syarat-syarat pimpinan sidang :

·         Mempunyai jiwa kepemimpinan. 

·         Berpengetahuan luas. 

·         Mengetahui tata cara sidang. 

·         Berpengalaman. 

·         Bijaksana. 

·         Bertanggung jawab 

·         Penyabar.bersikap adil. 

·         Disiplin. 

·         Simpatik dan menarik.

b. Peserta Sidang 

Peserta Sidang Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib. Harus ikut berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang dibicarakan serta ikut serta dalam menyumbangkan buah fikiran yang positif dan bermanfaat.

13)   Cara memberikan pendapat atau argumentasi yang baik :

• Amati masalah yang akan dibahas. 
• Susun pertanyaan atau argumentasi atas masalah yang ada. 
• Kemukakan alas an yang logis dan dapat diterima peserta lain. 
• Hati-hati dalam merangkum pendapat. 
• Tidak berbelit-belit. 
• Tenang dan tidak emosi. 
• Sabar menunggu giliran berbicara. 
• Suara jelas dan terarah.

14)   Notulen; Notulensi, Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan

15)   Istilah dalam persidangan

• Skorsing. Menghentikan karena ada sesuatu yang perlu. 
• Lobby. Suatu cara untuk mempengaruhi lawan ataupun kawan dalam mengambil keputusan atau menyepakati suatu masalah/persoalan guna mencapai hasil yang diinginkan. Lobby terbagi dua, yaitu : Lobby dalam persidangan dan Lobby diluar persidangan. 
• Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang. 
• PK (Peninjauan Kembali) : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan 
• Mohon bicara : meminta izin untuk memberikan pendapat. 
• Kliring : memotong pembicaraan diatas interupsi. 
• Interupsi : Memotong pembicaraan/menyela pembicaraandikarenakan ada hal-hal yang sangat penting untuk diungkapkan. Macam-macam interupsi: Point of clarification: interupsi untuk menjernihkan / meluruskan permasalahan atau isi pembahasan. Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran; Point of order : memotong pembicaraan orang lain karena telah melenceng; Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.; Point of information : interupsi untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap perlu,yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan dan Point of privilege (rehabilitation) : Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah menyinggung martabat orang lain. 
• Quorum Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut. 
• Draft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
• Konsideran yaitu uraian singkat memuat tentang pokok pikiran yang memuat unsur filosofi, sosiologis dan yuridis yang menjadi latar belakang dsn perumusan peraturan perundang-undangan tersebut

16)   Tata tertib penggunaan palu sidang.

Satu kali untuk : 

• Skor sidang dan membuka kembali. 
• Skor selama 1 x 15 menit. 
• Menetapkan keputusan sementara. 
• mengukuhkan kesepakatan

Dua kali untuk :

• Skor selama 2 x 15 menit. 
• Mencabut skor kembali. 
• pertukaran pimpinan sidang. 

Tiga kali untuk :

• Membuka dan menutup sidang secara resmi. 
• Membuka dan menutup acara secara resmi. 
• Menetapkan keputusan akhir. 
• Berkali-kali:

Untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.

Contoh Teknik Persidangan

Pembukaan sidang dimulai dengan ketukan palu 3 x; Dengan ucapan bismillarrahmanirrahim, sidang …. saya buka;

Sidang diskors: dengan ucapan bismillah………..sidang saya skors selama…..menit/jam. sambil mengetuk palu 1 x;

Skorsing sidang dicabut: Dengan ucapan bismillah……… skors sidang saya cabut, sambil mengetuk palu 1 x;

Menetapkan hasil sidang: Dengan mengucapkan alhamudillah saya tetapkan sidang sebagai berikut …………. seraya mengetuk palu 3 x;

Menutup Sidang: Dengan mengucapkan Alhamdulillah sidang ………… saya tutup, seraya mengetuk palu 3 kali.